Kun tekee tutkimusta pääasiassa etänä, sisäinen tehokkuuden vaatimus voi olla korkeampi kuin toimistolla työtä tekevällä. Kuin täytyisi todistella muille, että pystyy olemaan tehokas, vaikka kotona myös muut velvoitteet huutavat kutsuhuutojaan. Toimistolla ollaan töissä, vaikka ei varsinaisesti töitä tehdäkään. Vaikka vähän samalla katsoisikin miten Iivo Niskanen pärjää Olympialaisissa, tai mistä saisi lapselle uudet välikausihaalarit edullisesti. Joskus kahvitauotkin saattavat venyä 15 minuutista puoleen tuntiin, koska kahvihuoneessa on hyvä keskustelu meneillään.
Kun tekee töitä kotona, on helppoa olla liiankin tiukka sen suhteen, mikä on työtä ja mikä vapaa-ajalle kuuluvaa. ”En voi tyhjätä tiskikonetta nyt, koska se on KOTItyötä. Se täytyy tehdä vasta klo 16 jälkeen.” 15 minuutin kahvitauko jää ehkä kahden minuutin tauoksi, koska ”mitä minä nyt tässä yksin istun, voisin tehdä samalla töitäkin”.
Etätyössä on helppo tuntea syyllisyyttä ajankäytön ”tuhlaamisesta”, vaikka toimistollakin aikaa kuluu yleensä paljon muuhunkin kuin pelkkään työntekoon.
Syyllisyyden tunteminen on turhaa. Vaikka tässä kirjoituksessa keskitynkin tehokkuuden lisäämiseen, en halua viestittää, että aina pitäisi olla tehokas. Tärkeää on olla armollinen itselleen myös etätyössä. Aina ei tarvitse tehdä parastaan. Lepääminen ja tauot ovat aina tärkeitä, niin toimistolla kuin etänäkin.
Viime aikoina oma tehokkuuteni on ollut laskusuunnassa. Väitöskirjani on loppusuoralla, mutta olen myös pian aloittamassa vanhempainvapaan. Motivaation löytäminen työntekoon on ollut välillä kateissa. Työ on ollut pääasiassa pelkkää yhteenvedon kirjoittamista, ja on tuntunut siltä, että juuri mikään ei edisty tai valmistu enää tämän syksyn aikana. Omassa päässäni olen ollut jo välillä vanhempainvapaalla. Ennen niin hyvin toimineet rutiinini ovat jääneet viime aikoina unholaan.
Jos rutiinit puuttuvat, voi helposti tuntua siltä, että etätyössä ei saa itsestään tarpeeksi irti. Onneksi tällaisiin tilanteisiin olemassa työkaluja, ja esittelen niitä tässä kirjoituksessa.
Kirjoituksen pohjalla on keskusteluni kahden muun väitöskirjatutkijan, Susanna Toikan (kasvatustiede) ja Hanna-Mari Kuparin (digitaalinen kielentutkimus), kanssa. Meille on yhteistä se, että edistämme väitöskirjaa pääasiassa kotona. Halusin keskustella Susannan ja Hanna-Marin kanssa etätyöstä yleisesti ja erityisesti siitä, millaisin keinoin he saavat pidettyä rutiineistaan kiinni.
Keskustelu Susannan ja Hanna-Marin kanssa auttoi minuakin jälleen pääsemään paremmin kiinni työhöni, ja tapaamisemme jälkeen työpäivät ovatkin taas sujuneet paljon tehokkaammin!
Ajankäytön suunnittelu
Yksi tärkeimmistä keinoista etätyön hallinnassa on ajankäytön suunnittelu. Huolellisella suunnittelulla saa aikaan ainakin kaksi asiaa: 1) päivä ei mene haahuiluksi, kun tiedät etukäteen, mitä haluat saada aikaan, ja 2) työpäivän lopuksi voit olla tyytyväinen, jos olet saanut tehtyä suunnittelemasi asiat, vaikka itsestäsi olisi tuntunutkin, että asiat eivät etene. (Ja jos et saanut tehtyä kaikkea, mitä oli tarkoitus, ainakin tiedät mistä seuraavaksi pitää jatkaa). Kirjoitin ajankäytön suunnittelusta jo aiemmassa tekstissäni, mutta alla vielä joitain tarkennuksia erityisesti yhden työpäivän aikataulutukseen.
Ajankäytön suunnitteluun kannattaa panostaa. Ensimmäinen asia on tietenkin päättää, mitä haluat saada tehtyä päivän (ja joskus pidemmän ajan) aikana. Tätä varten on hyvä tehdä lista. Listan voi tehdä joko ennakkoon seuraavalle päivälle, tai sitten voit aloittaa jokaisen päivän laatimalla to do -listan.
Mieti ensin, mitkä asiat on ihan pakko saada tehtyä tänään (jos sellaisia on). Ne tulevat prioriteettilistan kärkeen. Sen jälkeen mietit, mihin näiden asioiden jälkeen on vielä aikaa ja mitä haluat tai olisi hyvä edistää. Listan pituuteen vaikuttaa yksittäisten tehtävien laajuus.
On hyvä tehdä tehtävälista mahdollisimman tarkasti ja välttää esimerkiksi sellaisia tehtäviä kuin ”kirjoita teoriaa”. Sitä parempi, mitä tarkemmin pystyt kuvailemaan tehtävää. Esimerkkejä tarkemmista tehtävänkuvauksista olisi esimerkiksi ”lisää teoriaosioon teksti lähteestä X ja liitä omaan tutkimukseen”, ”käy läpi vertaisarviointipalaute ja tee niistä omat muistiinpanot”, ja vaikka ”lue kirjasta X kappale 3 ja tee muistiinpanot”. Kun tehtävät ovat tarpeeksi tarkkoja, tiedät, milloin ne on saatu valmiiksi.
Voit vaikka päättää, että kirjaat jokaiselle päivälle viisi tärkeintä asiaa, jotka haluat saada tehtyä. Kaikki muu on ekstraa.
Kun olet tehnyt itsellesi tehtävälistan, ajanhallinnan kannalta on hyvä tehdä vielä päivän aikataulu. Mieti, paljonko käytät kuhunkin tehtävään aikaa ja mihin kellonaikaan saat niitä parhaiten edistettyä. Mikä on oma tehokkain aikasi? Milloin taas on hyvä keskittyä pienempiin ja vähemmän kuluttaviin tehtäviin?
Yksittäisten pikkutehtävien sijaan voit tehdä aikataulun myös sen mukaan, minkä tyyppisiä tehtäviä teet mihinkin aikaan päivästä. Jaat siis päiväsi erilaisiin lohkoihin. Esimerkkejä lohkoista voisi olla vaikkapa ”ADMIN” (jolloin tarkistat ja vastaan sähköposteihin, teet suunnitelmia, järjestelet asioita) ja vaikka ”KIRJOITTAMINEN” tai ”LUKEMINEN”. Näiden lohkojen sisään voit toki tehdä vielä tarkemmat suunnitelmat, mutta tärkeintä on miettiä omaa työrytmiä: onko paras aika kirjoittamistyölle (eli luovalle työlle) heti aamusta vai vasta myöhemmin? Lukemisen voi taas sijoittaa sellaiseen aikaan päivästä, jolloin luova työ tuntuu vaikealta. ADMIN-tyyppisiä tehtäviä ei kannata tehdä pitkin päivää, vaan niillekin kannattaa varata oma lohkonsa.
Aikataulun voit kirjata ”manuaalisesti”, esimerkiksi työvihkoon, kalenteriin, bullet journaliin tai Excel-tiedostoon tai sitten voit käyttää jotain tähän tarkoitukseen kehitettyä sovellusta (esim. Todoist).
Itse olen manuaalisen ystävä. Minulla on kalenteri, johon kirjaan tapaamiset ym. sovitut asiat. Sen lisäksi käytän työvihkoa, johon teen muistiinpanoja ja teen päivittäiset tehtävälistat ja aikataulut. Ehkä vielä joskus panostan omaan bullet journaliin, jonka sisältä löytyy nämä kaikki.
Keskittyminen
Minulla on viime aikoina ollut keskittymisongelmia, mikä johtuu siitä, että olen unohtanut, miten tärkeää on tehdä tarkka aikataulu ja siitä, että olen ollut aiempaa aktiivisempi eri some-kanavilla niin omana itsenäni kuin muidenkin tilien kautta. Olen unohtanut, että multitasking ei toimi (ainakaan itselläni) ja että yhteen asiaan keskittyminen vaatii sen, että en saa silmiini ja korviini ilmoituksia viesteistä ja sähköposteista.
Ensimmäinen asia keskittymisen parantamiseen on siis se, että varaat tietyt ajat päivästä, jolloin tarkistat sähköpostin ja/tai sosiaalisen median (eli ADMIN-tehtävät). Älä siis pidä niitä jatkuvasti auki. Ainakin itseäni häiritsee suunnattomasti, jos näen punaisen palluran ilmoittamassa uudesta viestistä. Parempi on siis sulkea nämä sovellukset kokonaan muulta ajalta. Voit myös päättää, että tarkistat somen tauoilla, kunhan tauot eivät sen myötä veny turhan pitkiksi ja ehdit myös todella levätä. Joskus some kuluttaa enemmän kuin antaa.
Myös taukojen ja työnteon rytmittäminen on hyödyllistä keskittymisen kannalta.
Etätyössä tauot saattavat unohtua, tai niitä ei käytetä kunnolla hyödyksi. Ei välttämättä tule noustua työpöydän äärestä, vaan jäädään lukemaan esimerkiksi uutisia koneelta, jolloin aivot eivät pääse kunnolla lepäämään. Muista siis pitää taukoja ja käyttää ne todella hyödyksi!
Jos teet töitä istuen, tauon aikana on hyvä nousta jaloittelemaan. Vielä parempi, jos teet sen ulkona. Hyvä idea on esimerkiksi käydä ainakin yhden tauon aikana ulkona ilman kännykkää tai muita häiriötekijöitä.
Roikkuminen esimerkiksi renkaista tai leuanvetotangosta on myös hyvä tapa lisätä verenkiertoa ja vähentää jumeja. Jos kotiin on mahdollista asentaa renkaat tai leuanvetotanko, suosittelen sitä. Roikkuminen auttaa selkäkipuihin, ryhtiin, pääkipuun ja se parantaa verenkiertoa. Suositus on, että roikut käsiesi varassa n. 30 sekuntia kerrallaan. Se voi tuntua aluksi hankalalta, mutta siihen tottuu.
Mutta sitten se rytmitys. Millainen taukojen ja työnteon rytmi olisi hyvä? Tämä on yksilöllistä. Tutkimustyö on usein luovaa ja aika intensiivistä. Konetta tulee tuijotettua silmä kovana, ja aivot väsyvät helposti. Tästä syystä erityisesti kirjoittaessa lyhyet työjaksot sopivat ainakin itselleni paremmin. Mielenkiinto ja rytmi on helpompi säilyttää, jos en yritä puristaa liian pitkiä aikoja kerrallaan.
Voit kokeilla esimerkiksi Pomodoro-tekniikkaa, jossa työtä tehdään lyhyissä intervalleissa. Se sopii erityisen hyvin tutkimiseen ja opiskeluun. Pomodoron tavoitteena on saada sinut keskittymään yhteen asiaan 25 minuutin ajaksi kerrallaan. Tarvitset tätä varten jonkinlaisen ajastimen, esimerkiksi munakellon tai kännykän ajastimen. Tekniikka menee näin:
- Tee suunnitelma siitä, mitä haluat seuraavan 25 minuutin aikana edistää.
- Lupaa itsellesi, että seuraavat 25 minuuttia edistän vain ja ainoastaan tätä tehtävää, enkä edes silmäile muita asioita. (Toisille tämä tuntuu lyhyeltä ajalta, joskus se voi tuntua pitkältä, mutta tärkeintä on käyttää tämä 25 minuuttia vain tähän, keskeytyksettä.)
- Laita kello soimaan 25 minuutin päähän ja työskentele. Jos kesken kaiken mieleesi tulee jotain muuta, kirjaa se ylös, mutta älä keskity siihen enempää. Voit palata asiaan myöhemmin.
- Kun kello soi, kirjaa suoritus ylös, joko ruksilla, että yksi ”tomaatti”, eli pomodoro-sessio on suoritettu tai sitten kirjaat mitä sait aikaiseksi. Voi olla motivoivaa kerätä suoritusmerkintöjä keskeytyksettömistä pomodoro-sessioista.
- Pidä lyhyt, 5–10 minuutin, tauko. Tee jotain aivan muuta.
- Jatka työskentelyä uudessa sessiossa samalla lailla. Kun ole tehnyt neljä 25 minuutin pomodoro-sessiota, pidä pidempi, noin 30 minuutin tauko.
Itse kokeilin tätä tekniikka vasta äskettäin ja ainakin itselleni se toimi. Minulle tällaiset lyhyet työskentelyjaksot sopivat varsinkin silloin, jos työtehtävä on työläs, jo pitkään roikkunut ja sarjassa ”ei niin mielenkiintoista”.
Pomodoroon liittyen on olemassa myös kännykkäsovelluksia, jos sellaisia haluaa käyttää. Esimerkiksi Plantie-sovelluksessa yksittäisistä pomodoro-sessioista saa kolikoita, joiden avulla kasvatetaan sovelluksen kasveja. Jos koet, että tällainen motivoi, kannattaa kokeilla.
Yhteisöllisyys
Yhteydenpito kollegoiden kanssa etänä vaatii jonkin verran yritystä. Kohtaamiset eivät tapahdu samalla lailla luonnostaan kuin ehkä toimiston käytävillä ja kahvihuoneessa.
Hyvä idea on etätyötä tekevien kesken organisoida jonkinlaisia viikoittaisia etätapaamisia, joilla on joku selkeä tavoite ja tehtävä, tai sitten ne voivat olla ihan vain yhteisiä kahvitaukoja, joiden aikana voidaan jutella vapaasti.
Esimerkkejä erilaisista etäkokoontumisista, joita voi organisoida:
- Kahvitauot/zoom-lounaat: Esimerkiksi kotitiedekunnassani tutkimuskeskus Plural järjestää väitöskirjatutkijoille viikoittaisen yhteisen etäkahvitauon, jossa voidaan vapaasti vaihtaa kuulumisia.
- Artikkelikerho: Keskustellaan vapaasti tutkimusartikkelista, jonka kaikki ovat lukeneet etukäteen, tai joku osallistuja esittelee jonkin häntä kiinnostavat artikkelin.
- Vertaismentorointi: Tänne osallistujat voivat tulla omien ilojensa, huoliensa ja kuulumistensa kanssa. Paikalla on tehtävään koulutuksen saanut mentori, joka ohjaa keskustelua.
- Kirjoitusryhmä: Tiettyä kaavaa noudattava ryhmän tapaaminen, jossa jokainen edistää omia kirjoitusprojektejaan ja jossa osallistujat jakavat kirjoittamiseen liittyviä tuntemuksiaan. Mukana on hyvä olla joku yhteisöllisen kirjoittamisen periaatteisiin perehtynyt, joka toimii ryhmän vetäjänä.
Vaikka kyseessä olisi joku strukturoitu etätapaaminen, alkuun on hyvä varata aikaa myös vapaalle keskustelulle. Ainakin itse saan paljon energiaa siitä, että pääsen juttelemaan muiden kanssa kuulumisista. On hyvä huomata, että muutkin ilahtuvat ja turhautuvat samanlaisista asioista. Väitöskirjatyö on usein yksinäistä, mutta sen tuomat haasteet ja ilot ovat yleensä jaettuja, vaikka joskus tuntuisikin, että niiden kanssa on yksin.
Päivän lopuksi
Työpäivän lopuksi on hyvä aina tarkistaa, onko saanut tehtyä ne asiat, joita oli tarkoitus. Jos jotain jäi tekemättä, kirjaa ne heti ylös huomisen tehtäviksi (jos ne ovat tärkeitä) ja sulje työasiat mahdollisuuksien mukaan mielestäsi. Jos sait tehtyä kaiken mitä halusitkin, voit merkitä vihkoosi vähän kehuja tai ainakin kehua itseäsi omassa mielessäsi. Tuntuu tyhmältä, mutta jos olet itse itsesi pomo, kuka muukaan sinua kehuisi? Ole hyvä esihenkilö ja anna itsellesi kiitosta hyvästä työpäivästä.
