Suunnittelu ja aikataulutus: Tee enemmän vähemmällä

Ajanhallinta on intohimoni, ja yritän aina työskennellä mahdollisimman tehokkaasti. Teen tällä hetkellä lyhyitä työpäiviä, joten niiden täytyy olla tehokkaita, jotta en jää aikataulustani jälkeen. Lyhyt työpäivä ei välttämättä tarkoita sitä, että tekisit vähemmän, sillä huolellisella suunnittelulla lyhyestäkin työpäivästä on mahdollista saada paljon irti. Tässä tekstissä annan vinkkejä lyhyen ja pitkän aikavälin suunnitteluun, joiden avulla väitöskirja etenee aikataulussa.

Keväällä 2020 monet siirtyivät koronapandemian vuoksi tekemään etätöitä, erityisesti asiantuntijatyössä olevat. Vaikka osa onkin palannut takaisin toimistolle, osa ihastui kotona tekemisen vapauteen.

Etätöissä on hyvät ja huonot puolensa, ja yksi huonoista puolista on se, että kotona saattaa olla vaikeampaa pitää kiinni rutiineista ja aikatauluista. Myös töiden aloittaminen saattaa takkuilla, kun työmatkan aikana tapahtuva siirtymä vapaa-ajalta töihin puuttuu, jolloin myös aivoja voi olla vaikea kääntää työmoodiin. 

Vaikka töitä tekisikin toimistolla, väitöskirjatyössä rutiinien luominen ja työn edistäminen saattaa olla haastavaa, koska työ on pitkäjänteistä ja siihen liittyy pääasiassa pitkän aikavälin tavoitteita (kuten vaikkapa väitöskirjatutkimuksen valmiiksi saaminen!). Haasteena ei siis välttämättä ole kiire, vaan se, että näin suurta projektia on hankala hahmottaa. Miten saada itsensä edistämään tehokkaasti pitkän ajan tavoitteita, joiden arvioitu valmistumisaika on esimerkiksi 1,5 vuoden kuluttua? Miten pysyä tavoitteessa, kun aikajanat ovat näin pitkiä?

Suunnittelu ja välitavoitteet ovat tässä erityisen tärkeitä. Jotta työpäivän lopuksi voit hyvillä mielin laittaa tietokoneen kiinni ja aloittaa vapaa-ajan vieton, sinun täytyy tietää, mitä asioita haluat saada tehtyä. Suunnittelun avulla päivät pysyvät kasassa ja saat enemmän tehokkaita tunteja päivään. Työpäivät eivät veny, ja tiedät, kun olet tehnyt tarpeeksi. 

Aloita ajoissa

Jotta saisit tavoitteesi toteutettua ja pysyisit aikataulussa, on tärkeää aloittaa tehtävien tekeminen ajoissa. Tämä ei toki ole aina mahdollista, koska eteen tulee yllättäviä asioita. Mutta jos työn voi aloittaa nyt, niin tee se! Osalle viime hetkillä tekeminen sopii paremmin, ja ymmärrän että pieni kiireen tuntu saa asiat rullaamaan helpommin. On yksilöllistä, miten kukin haluaa työskennellä. Olen itse monta vuotta seurannut sivusta, kuinka stressaavaa viime hetkille jättäminen kuitenkin saattaa olla: tehtävä on jatkuvasti mielessä, ja se vaikeuttaa muihin asioihin keskittymistä. Aloittamisen siirtäminen ei anna rauhaa siltä ajatukselta, että se on kuitenkin joskus tehtävä.

Jos on mahdollisuus aloittaa ajoissa, tehtävän parissa ei tarvitse viettää kuin pieniä hetkiä kerrallaan. Mielenrauha säilyy, eikä sinun tarvitse miettiä, että kohta tulee se aika, kun joudun viettämään pitkiä päiviä tämän tehtävän parissa. 

Pitkän aikavälin suunnitelmat

Väitöskirjatutkijoilta vaaditaan yleensä jonkinlainen aikataulusuunnitelma koko väitöskirjaprosessin ajalle. Tämä on pitkän aikavälin suunnitelma, eli suunnitelma siitä, milloin väitöskirjan eri osiot tai artikkelit ovat valmiita ja milloin koko väitöskirja on valmis esitarkastukseen. Lisäksi suunnitelmaan voidaan kirjata esimerkiksi konferenssiesitykset, kurssit sekä ohjaustapaamisten ajankohdat. Suunnitelmaan on hyvä panostaa ja tehdä se mahdollisimman realistiseksi. Suunnitelma tehdään ohjaajien kanssa ja sitä päivitetään vuosittain. 

Tämä ”virallisen” suunnitelman lisäksi sinulla on hyvä olla oma lähikuukausien/-viikkojen suunnitelma eri osaprojekteille. Tähän suunnitelmaan kirjataan osaprojektin ”isot linjat”. Jos nyt on maaliskuu ja tiedät, että artikkelin deadline on kesäkuussa, on hyvä tehdä kuukausisuunnitelma sen mukaan, mitä osioita PITÄÄ milloinkin saada minimissään valmiiksi, jotta ehdit palauttaa artikkelin ajoissa (ja saada ohjaajilta kommentit). 

Kirjaa itsellesi deadline (joko virallinen viimeinen palautuspäivä tai itse itsellesi asettama) ja lähde kirjaamaan siitä päivästä ajassa taaksepäin, mitä haluat saada valmiiksi mihinkin aikaan mennessä. Älä suunnittele liian kunnianhimoisesti, jotta yllättävien esteiden vuoksi et joudu tekemään koko aikataulua uusiksi, vaan sinulla on mahdollisuus saada se uudelleen kiinni. Jos aikataulu on liian tiukka, yksikin menetetty päivä voi olla kohtalokas. Yritä löytää itsellesi sopiva työtahti.

Jos olet kirjoittamassa artikkelia, kuukausisuunnitelma voi näyttää esimerkiksi tältä: 

Maaliskuu: kirjoita aineisto + metodi ja aloita analyysin luonnostelu 
Huhtikuu: kirjoita analyysi + teorian runko  
Toukokuu: kirjoita teoria + intro  
Kesäkuu: kirjoita lopuke + viimeistele

Pitkän aikavälin suunnittelussa kannattaa ajatella itseään laiskimmillaan. Mieti, mitä pystyt laiskana päivänä saamaan valmiiksi ja tee aikataulu sen mukaan.

Päiväsuunnitelma 

Tärkein työkalu ajanhallinnassa on päiväsuunnitelma. Itse aloitan jokaisen päiväni suunnittelemalla, mitä haluan päivän aikana saada aikaiseksi. Rutiinini menee näin: 

• Tarkista tämän ja ensi viikon kalenterimerkinnät: onko tälle päivälle jotain tapaamisia tai onko lähipäivinä joku palautus, joka pitäisi muistaa juuri tänään, esim. konferenssiabstrakti?
• Mieti, mitä asioita haluat tänään saada aikaiseksi ja kirjaa ne ylös päivän tavoitteiksi. 
• Aikatauluta päivä haluamallasi tarkkuudella (esim. 30 min tai tunnin tarkkuudella). 

Itse teen kirjaukset käsin ”työvihkoon”, johon kirjaan myös muita muistiinpanoja. 

Jokaiselle sopii omanlaisensa päivärytmi. Kun mietit päivän aikataulusta, onkin hyvä miettiä, millainen rytmi sopii juuri sinulle. Toisille sopii kevyempi aloitus, esimerkiksi lukeminen tai sähköposteihin vastaaminen, toiset taas haluavat mennä heti syvään päätyyn ja aloittaa kirjoittamisella tai analyysilla. Mieti, milloin olet parhaimmillasi ja jätä siihen kohtaan päivää tärkeimmät tai eniten aivokapasiteettia vaativat tehtävät.

Oma aikatauluni eräältä päivältä, jolloin tavoitteena oli edistää ainoastaan kirjoitustöitä, näyttää tältä: 

8:00–9:00: sähköposti + some + lue 
9:00–10:30: viimeistele data-osio yhteenvedosta 
lounas
11:00–12:30: artikkelin intro: mieti järjestys uusiksi ja tee korjaukset
12:30–13:30: luonnostele abstraktia
13:30–14:00 keskeneräiset / suunnittele tulevaa

Teen lyhyitä, noin kuuden tunnin päiviä, ja lopetan joka päivä klo 14, jolloin haen lapsen päiväkodista. Omat tehokkaat tuntini sijoittuvat aikaan ennen lounasta ja heti lounaan jälkeen, johon pyrin sijoittamaan vaativimmat tehtävät, yleensä kirjoittamista tai analyysia. Aamulla ja keskipäivällä olen usein hieman väsyneempi, ja silloin keskityn pienempiin kokonaisuuksiin tai luen. Niissä pysyy paremmin mielenkiinto yllä, vaikka vähän väsyttäisikin. Päivän lopulle jätän yleensä tilaa muille keskeneräisille asioille, jotka tulevat esiin päivän aikana. 

Jokaisen päivän lopuksi on vielä hyvä kirjata ylös, mistä jatkat seuraavana työpäivänä. Mieti, jäikö tänään jotain kesken tai onko muita asioita, jotka täytyy muistaa, kun ensi kerralla avaat työkoneen. Näin seuraavan työpäivän aloitus on helpompaa.

---

Väitöskirjaprosessi voi olla rankka, ja varmasti osittain siksi, että monella on käsitys, että projektia pitäisi edistää jatkuvasti, myös iltaisin ja viikonloppuisin. En suosittele, että uhraat vapaa-aikaasi väitöskirjalle. Jos väitöskirjatyö on päivätyösi, tee aikataulukin sen mukaan. Älä tee töitä sen enempää kuin tekisit muussa työssä. Näin tehokkuus ja mielenkiinto tekemiseen säilyy paremmin. Väitän myös, että työskentelet tehokkaammin, jos teet ajallisesti vähemmän.