Mikä on paras viitteidenhallintaohjelma ja miksi juuri Zotero? Ihmiseksi, joka usein tekee asiat mieluummin manuaalisesti kuin automaattisesti, olen yllättävän vahvasti riippuvainen Zoterosta. Tällä hetkellä en löytäisi koneeltani yhtäkään viitettä ilman Zoteroa, ellen sitten käyttäisi Finderin hakutoimintoa ja yrittäisi epätoivoisesti käyttää joitain hakusanoja, joita artikkeleissa saattaisi ehkä esiintyä.
Ennen Zoteron lataamista en ollut tottunut käyttämään viitteidenhallintatyökaluja, koska olin ajatellut niiden olevan enemmän tiellä kuin hyödyksi. Perustutkinto-opiskelijana käytin jonkin verran RefWorksia, johon yliopistolla oli lisenssi. Sinne pystyin tallentamaan lähteet riippumatta siitä, teinkö hommia yliopiston tietokoneella vai omallani. En kuitenkaan käyttänyt RefWorksia mihinkään muuhun kuin lähteiden tallentamiseen ja järjestelyyn eri aiheiden mukaan. Latasin viitteet vielä erikseen omalle koneelleni, jossa minulla oli eri aiheisiin liittyen omat kansiot. Tämä johti siihen, että minulla oli ikään kuin kaksi tietokantaa ja niissä osittain samat artikkelit ja osittain erilaiset kokoelmat. Lopulta jouduin käyttää aivan liikaa aikaa tietyn lähteen etsimiseen, kun muistin, että olen sen johonkin tallentanut, mutta en sitä, minne. RefWorksin käyttö loppui vähitellen.
Tutkijana hallittavien lähteiden määrä on jo paljon suurempi kuin perustutkinto-opiskelijana. Samaan aikaan voi olla meneillään useita eri projekteja ja tutkimusartikkeleita, joista jokaiseen tarvitaan kirjallisuutta eri aiheisiin liittyen, jolloin viitteidenhallinnasta tulee yhä tärkeämpää.
Zotero ei ole ainoastaan viitteidenhallintaohjelma, joka helpottaa viitteiden järjestelyä ja niihin viittaamista, vaan se auttaa myös uuden tiedon jäsentelyssä. Zoteroon on sisäänrakennettu muistiinpanotoiminto sekä PDF-lukija, jonka avulla PDF-tiedostoon voi tehdä merkintöjä suoraan. Näin kaikki tiettyyn viitteeseen liittyvät ajatukset löytyvät samasta paikasta eikä esimerkiksi erillisestä Word-tiedostosta, vihosta tai muistiinpanosovelluksesta.
Jos olet jo pitkällä tutkimuksessasi ja sinulla on koottuna pitkä lista viitteitä, Zoteron kanssa alkuun pääseminen voi vaatia vähän vaivaa, mutta se on sen arvoista. Jotta Zotero olisi sinulle hyödyllinen työkalu, sieltä täytyy tietenkin löytyä kaikki ne viitteet, joita tarvitset. Tätä voi kuitenkin edistää vaiheittain, ja projektin edetessä lisätä viitteitä Zoteroon. Näin Zoterosta muodostuu vähitellen sinulle toimiva kirjasto.
Alla kuva Zoteron työpöytäversion päänäkymästä. (Teksti jatkuu kuvan jälkeen.)
Zoterosta on olemassa selainversio ja työpöytäversio, mutta itse käytän vain työpöytäversiota. Koska en ole mikään tietotekniikan asiantuntija, en tule tässä tekstissä kuvaamaan tarkemmin Zoteron lataamista tai sen kaikkia ominaisuuksia.1 Vinkkejä ja ohjeita Zoteron käyttöön on Internet pullollaan. Sen sijaan kerron viisi syytä, miksi itse käytän Zoteroa.
1. Zotero on täysin ilmainen
Zotero on avoimen lähdekoodin viitteidenhallintaohjelma ja sen lataaminen ja käyttö on täysin ilmaista. En siis tarvitse siihen lisenssiä yliopistolta ja näin ollen minun ei tarvitse huolehtia esimerkiksi siitä, että viitteeni katoavat, kun affiliaationi yliopistoon katkeaa.
2. Viitteiden lisääminen on helppoa
Viitteitä voi lisätä monella tavalla, esimerkiksi näin:
Käytä selainlaajennusta:
Kun löydän kiinnostavan artikkelin ja siirryn sille sivulle, jolta sen voi ladata, Zotero-lisäosaa käyttämällä voin ladata sen suoraan koneelle ja Zotero-kirjastoon, jos minulla on siihen oikeus (eli olen joko yliopiston verkossa, kirjautuneena yliopiston tunnuksilla, tai artikkeli on open access). Zotero myös lisää viitteeseen liittyvät metatiedot heti. Voin valita lataamisen yhteydessä, mihin kansioon haluan tämän kyseisen viitteen ja lisätä siihen avainsanoja.
Itse lisään tavallisesti uusiin viitteisiin avainsanan ”lukematta”, jolloin löydän nopeasti ne viitteet, joihin en ole vielä tutustunut tarkemmin. Näin ne eivät huku loputtomaan viitemassaan ja unohdu ennen kuin ehdin tutustua niihin tarkemmin. Kun on aikaa lukea, Zoterosta on sitten helppo löytää ne viitteet, joita minun oli seuraavaksi tarkoitus lukea.
Lisää PDF omalta koneeltasi:
Jos minulla on jo artikkeli ladattuna omalle koneelleni, voin lisätä sen Zoteroon raahamalla sen esimerkiksi Finderista tai työpöydältä suoraan haluamaani Zotero-kansioon. Zotero lisää tässäkin tapauksessa metatiedot automaattisesti, jos sellaisia löytyy.
Lisää viite manuaalisesti:
Viitetiedot voi myös lisätä manuaalisesti kirjaamalla ne itse Zoteroon. Tähän on monta tapaa. Voin esimerkiksi kirjata suoraan kaikki tiedot itse, jolloin Zoteroon tulee uusi nimike lisäämieni tietojen mukaan, tai sitten voin hakea viitteen tiedot käyttämällä DOI-tunnistetta, jolloin Zotero etsii ja luo nimikkeen. PDF-tiedostoa se ei kuitenkaan lataa, mutta sen voi lisätä nimikkeeseen myöhemmin, kun sellainen löytyy.
3. Viitteet löytyvät nopeasti
Koska Zotero kirjaa nimikkeen tiedot automaattisesti sen mukaan mitä sen metatietoihin on kirjattu, viitteiden löytäminen käy helposti. Ei siis käy niin, että viite hukkuisi, jos olen ollut laiskalla päällä ja unohtanut nimetä viitteen minulle tarkoituksenmukaisesti. Usein nimittäin ladatun tiedoston nimi koostuu minulle satunnaisista numeroista ja kirjaimista, eikä silloin tiedä ilman tiedoston avaamista, mistä artikkelista on kyse.
Viitteitä voi lajitella Zoterossa esimerkiki kirjoittajan tai otsikon mukaan aakkosjärjestykseen, jolloin niitä on helppo selata. Itse luomiesi avainsanojen avulla löydät saman avainsanan alla olevat viitteet. Zoterossa on myös hyvä hakutoiminto, ja haun voi kohdistaa joko vain otsikkoon, kirjoittajaan ja julkaisuvuoteen tai sitten sen voi kohdistaa kaikkiin tietoihin, jolloin haun kohteena ovat myös itse kirjaamasi muistiinpanot ja avainsanat sekä itse PDF-tiedosto.
4. Monipuoliset muistiinpanotoiminnot
Artikkeleita voi lukea suoraan Zoterossa, jolloin Zotero avaa oman välilehden artikkelille. Artikkelin sivupalkkiin tai omaan ikkunaan voi samalla avata muistiinpanosivun, johon voit kätevästi kirjoittaa artikkeliin liittyviä muistiinpanoja. Nämä muistiinpanot löytyvät sitten nimikkeen alta päänäkymässä.
Mikä parasta, jos haluan kopioida tekstiä suoraan artikkelista ja liittää sen muistiinpanoihin, Zotero lisää kopioidun tekstin perään automaattisesti viitteen, jossa lukee kirjoittaja, vuosiluku ja sivu, jolta teksti on kopioitu. Lisäksi, kun klikkaa kopioitua tekstiä muistiinpanosivulla, näkyviin tulee linkki ”Näytä sivulla”, jota painamalla Zotero vie siihen kohtaan artikkelissa, josta tuo teksti on kopioitu. Muistiinpanoihin voi myös muokata fonttia, tehdä korostuksia, lisätä linkkejä yms.
5. Merkinnät suoraan artikkeliin
Muistiinpanosivut ovat minulla kovassa käytössä, mutta joskus on tarpeen tehdä merkintöjä suoraan PDF-tiedostoon. Tätä varten ei tarvitse avata jotain toista PDF-lukijaa, vaan merkintöjä voi tehdä Zoterossa. Artikkeliin voi tehdä korostuksia eri väreillä ja lisätä muistilappuja joko sivun reunaan tai kohdistettuna korostettuihin tekstinpätkiin. Sivupalkkiin on mahdollista avata lista kaikista korostetuista kohdista, jolloin merintöjä voi selata ilman, että on tarpeen käydä koko artikkelia läpi.
BONUS
Samoin kuin viitteidenhallintaohjelmia yleensä, myös Zoteroa voi käyttää viitteiden kirjaamiseen. Wordiin voi lisätä Zotero-lisäosan, jolloin Zotero hakee sinulle tarvitsemasi viitteen ja lisää sitaatin ja lopuksi tekee lähdeluettelon kaikista käytetyistä lähteistä haluamasi tyylin mukaan. Tämän kanssa täytyy kuitenkin olla tarkkana ja tarkistaa viitteet vielä erikseen, sillä Zotero ei välttämättä ole löytänyt kaikista viitteistä oikeita metatietoja. Lähdeluettelo on siis syytä vielä tarkistaa itse.
Zoteron käyttö saattaa aluksi vaikuttaa työläältä ja monimutkaiselta, mutta se ei ole sitä. Päinvastoin, sen käyttö on yllättävän intuitiivista, kunhan vain pääsee alkuun ja sinne on kerätty tarpeeksi lähteitä, jolloin sitä voi oikeasti hyödyntää. Näiden ominaisuuksien lisäksi Zoteroon on mahdollista perustaa myös ryhmäkansio, jolloin yhteistyössä tehdyn tutkimuksen lähteitä voi lisätä Zoteroon kaikille jäsenille nähtäviksi. Tätä ominaisuutta en ole vielä hyödyntänyt, enkä tiedä miten se käytännössä toimisi (kaikilla kun on omat tapansa tehdä muistiinpanoja ja alleviivauksia), mutta varmaan olisi kokeilemisen arvoinen.
- Pahoittelen mahdollisia virheitä esimerkiksi sanastossa. Olen ainoastaan kokemusasiantuntija, en tähän aiheeseen koulutettu asiantuntija. Käytän sanoja, jotka kuvaavat mielestäni toimintoja hyvin, mutta en ole lainkaan varma, ovatko esimerkiksi ”kokoelma” ja ”päänäkymä” oikeita tai virallisia Zoteron käyttämiä termejä. ↩︎
